Comment synchroniser les catégories de messagerie Outlook.com avec Outlook 2013

Beaucoup d'entre nous qui utilisent Outlook.com aiment également profiter de la synchronisation avec Outlook 2013 (alias Outlook desktop) pour accéder à notre e-mail via cette application Office.

Malheureusement, cette synchronisation présente certaines limites et faiblesses. Celui que j'ai le plus remarqué dans mon expérience est que par défaut les catégories de messagerie affichées dans Outlook.com ne sont pas synchronisées (les catégories Outlook sont l'équivalent des libellés Gmail). Cependant, en faisant quelques recherches, j'ai trouvé une solution qui permet oui nous voyons dans Outlook 2013 le catégories attribuées à chaque e-mailCet article explique comment l'implémenter étape par étape.

Comment fonctionnent les catégories Outlook

Tout d'abord, je pense qu'il est bon d'expliquer quelles sont les particularités d'Outlook qui nous conduisent à ce problème, mais en même temps laissez la porte ouverte à la solution (bien que si vous voulez vous pouvez faire défiler et aller directement aux étapes de la solution).

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Quand nous avons commencé à utiliser Outlook.com (webmail), nous avons constaté que cela il existe déjà une série de catégories et de filtres par défautqui fonctionner sans que nous ayons à configurer quoi que ce soit. Parmi ces catégories par défaut, nous trouvons les suivantes :"

• Mises à jour sociales : Courriels de groupe de Twitter. Facebook, LinkedIn et autres
• Newsletters : est affecté aux newsletters publicitaires ou informatives des entreprises
• Groupes : est attribué à tous les e-mails des listes de distribution telles que Google Groupes)
• Documents ou photos : sont attribués en fonction des pièces jointes contenues dans les e-mails
• Mises à jour sur l'expédition : E-mails de suivi d'expédition de produits de groupe

Les e-mails sont affectés à ces catégories et à d'autres à l'aide de filtres fournis par défaut, que nous ne pouvons pas modifier ni même connaître les règles. Cependant, nous pouvons créer de nouveaux filtres qui attribuent des e-mails à ces catégories. Par exemple, si nous découvrons que la catégorie Social Updates manque des e-mails de Pinterest, une nouvelle règle est possible afin que ces e-mails soient attribués à cette catégorie.

Il est également possible de créer de nouvelles catégories, pour lesquelles vous pouvez créer leurs filtres et règles correspondants, et il est également possible de marquez manuellement les e-mails pour leur attribuer une catégorie, native ou créée par l'utilisateur.

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Une fois ici, si nous accédons à Outlook.com via Outlook 2013 et que nous avons créé des catégories d&39;utilisateurs>, il affiche ces dernières (et uniquement ces dernières), mais dans un nombre limité façon. Les catégories dans Outlook 2013 ont des couleurs et vous permettent d&39;effectuer des actions de recherche, mais ces catégories synchronisées à première vue ne le font pas. Seul un bloc incolore avec le nom de la catégorie est affiché."

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Que se passerait-il si dans Outlook 2013 nous créions une catégorie portant exactement le même nom et lui attribuions une couleur ? La réponse est que fonctionne pour nos besoins. En créant une catégorie équivalente, tous les e-mails Outlook.com avec une étiquette de ce nom apparaîtront dans Outlook 2013 avec sa catégorie jumelle>"

Le problème qu'il nous reste à résoudre maintenant est que faire pour que les catégories natives soient également synchronisées. Voici comment résoudre ce problème et obtenir une synchronisation complète.

"Première étape : convertir toutes les catégories Outlook natives en catégories d&39;utilisateurs"

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Comme expliqué précédemment, les informations des catégories créées manuellement sont déjà disponibles dans Outlook de bureau, mais pas à partir des balises natives que Microsoft inclut par défaut dans son webmail. Pour résoudre ce problème, nous devons convertir ces catégories en catégories d&39;utilisateurs"

Nous pouvons y parvenir en créant un filtre/règle avec la structure suivante :

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Pour créer la règle, nous devons cliquer sur le bouton des options dans le coin supérieur droit, sélectionner Gérer les règles>"

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Ceci doit être répété pour toutes les catégories natives que l&39;on veut afficher dans Outlook 2013. Et idéalement, la catégorie d&39;utilisateur> "

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Une fois cela fait, nous voudrons probablement masquer les catégories natives d&39;origine, afin que la liste des balises ne soit pas encombrée avec des doublons. Nous pouvons le faire à partir du panneau Gérer les catégories>"

En faisant cela, nous nous débarrassons de la nécessité de voir les catégories en double, et en même temps, nous ne pouvons travailler qu'avec des catégories qui peuvent être synchronisées avec le bureau. Mais nous avons besoin d'une étape de plus pour compléter l'astuce.

Deuxième étape : Créez dans Outlook 2013 une catégorie équivalente pour chaque catégorie Outlook.com

Maintenant, nous n'avons plus qu'à créer les équivalents dans Outlook 2013. Pour ce faire, nous devons aller dans la fenêtre Catégories (onglet Accueil > Catégoriser > Toutes les catégories) et créer un nouveau catégories qui ont exactement le même nom que les étiquettes Outlook.com que nous voulons synchroniser. S'il y a une différence de 1 caractère, Outlook ne correspondra pas entre l'étiquette provenant du serveur et celle que nous venons de créer, vous devez donc vous soucier de la correspondance des noms.

Ensuite, on attribue une couleur à chacun, et si on veut, un raccourci clavier, et c'est tout ! , tous les e-mails Outlook.com qui sont désormais synchronisés incluront leur catégorie ou étiquette de couleur correspondante. Mieux encore, il s'agit d'une véritable synchronisation, donc lorsque vous attribuez une étiquette à un e-mail depuis le bureau, ce changement sera répercuté sur le serveur ( tant que le et les noms de catégories de serveurs correspondent).

Bonus : recherches rapides dans les catégories

Pour tirer encore plus parti des catégories, nous pouvons les ancrer dans la barre d'accès rapide (la liste des boutons qui se trouve au-dessus du ruban) un filtre pour effectuer des recherches rapides selon la catégorie.

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Pour ce faire, vous devez d&39;abord activer le mode de recherche>" "

Bien sûr, par défaut, la recherche Outlook nous donne les résultats de tous les dossiers de messagerie lors du démarrage de la recherche à partir de l&39;entrée de la boîte de réception, et cela comportement affecte également le filtre de catégorie que nous venons d&39;épingler.Si nous voulons changer cela pour obtenir uniquement les résultats du dossier actuel, nous devons aller dans Fichier (bouton bleu) > Options > Rechercher et sélectionner Inclure uniquement les résultats du dossier actuel. Si à l&39;avenir nous voulons faire une recherche qui inclut tous les dossiers, il n&39;y a pas de problème, car dans le panneau de recherche il y a la possibilité de changer cette option pour les cas particuliers (sans changer l&39;option par défaut)."