Scanner PC: les clés pour faire un bon choix [2016]

Choisir le scanner PC avec les conditions idéales n'est pas une tâche facile. Il existe de nombreuses options sur le marché pour les marques et modèles, avec des spécifications techniques, des caractéristiques, des applications et des prix différents, donc afin de vous aider à prendre une décision, nous vous suggérons de suivre les conseils suivants:

Scanner PC

1) La question clé: pour quels besoins ai-je besoin d'un scanner?

• Opérationnel: moins de papier, plus d'efficacité. Financier: efficacité accrue, coûts réduits. Stratégique: Agilité pour profiter des informations commerciales. Environnement: moins de papier, plus d'espace libre dans l'entreprise. Juridique: obligation d'exploration légale.

Une fois que l'importance de la numérisation des documents pour votre entreprise a été définie, vous devez établir un budget pour l'acquisition de cet outil essentiel dans la gestion électronique des documents .

2) Ajustez la fréquence et le volume des documents que vous allez numériser

À ce stade, vous devez analyser le profil d'analyse de votre entreprise ou service, la fréquence et le volume des expéditions pour numériser des documents. Voir le tableau ci-dessous:

La fréquence	volume	scanner
bas	bas	entrée
bas	moyenne	départemental
Élevé	bas	départemental
Élevé	moyenne	Production moyenne

• Faible volume quotidien = jusqu'à 500 feuilles par jour Volume quotidien moyen = 500-1500 pages par jour Entrée scanner: 20 ppm, 1000 pages / jour Scanner départemental: 30-45 ppm, 1500-3000 pages / jour Sortie scanner moyenne:. Au-dessus de 50 ppm, 4 000 et 6 000 pages / jour.

Si le but est de créer une entreprise de numérisation de documents pour fournir des services à d'autres sociétés, ou si vous avez un grand volume de documents à numériser, les modèles à choisir sont ceux qui ont un cycle de production quotidien et une vitesse plus élevés. Vous pouvez également envisager de louer des scanners à haute production, lorsque les projets sont à court terme.

Si votre entreprise possède un document hérité très volumineux (des centaines de milliers de documents), pensez à embaucher une firme de consultants pour guider le projet, car ceux-ci ont tendance à être plus longs et plus compliqués.

3) Réglage de l'optique de résolution

La résolution optique (donnée en dpi ou points par pouce) est un paramètre technique du scanner, qui définit la précision avec laquelle l'équipement capture les images. Par conséquent, plus la résolution est élevée, plus l'image obtenue est nette, plus la numérisation est longue et plus la taille du fichier est importante (en K octets). Par conséquent, la résolution doit être équilibrée afin d'obtenir la meilleure valeur pour la vitesse, la taille du fichier et la qualité.

Les scanners PC sur le marché ont tendance à numériser des documents jusqu'à une résolution optique de 600 dpi, mais une résolution de 200 ou 300 dpi est suffisante pour la plupart des projets de numérisation de documents.

4) Réglage du format du document (A4, Légal, A3 ') et du type (Relié, livre, feuille simple, carte, document épais)

Cette partie est très importante car un scanner PC A3 peut coûter jusqu'à 10 fois plus cher qu'un scanner A4.

N'oubliez pas que le format A3 est plus grand que A4. Un scanner A3 peut numériser un document A4, mais l'inverse ne se produit pas.

• Pour couper des documents A4, vous avez besoin d'un scanner avec chargeur automatique de documents (ADF) Pour les livres, reliures ou documents très épais: scanner à plat (surface) Pour les feuilles et livres coupés, les documents reliés ou trop épais: scanner avec chargeur automatique document et à plat (surface)

5) Vitesse de numérisation

La vitesse du scanner PC est indiquée en ppm ou en pages par minute. La plus grande utilisation professionnelle ou professionnelle des scanners varie de 20 ppm à 65 ppm, ce qui indique que la vitesse est le but et la disponibilité des investissements. Évidemment, pour des volumes quotidiens plus importants, il est suggéré de choisir un scanner PC plus rapide. Pour une utilisation ministérielle dans un bureau, le modèle à 45 ppm peut suffire.

6) Simplex (avant uniquement) ou duplex (duplex en un seul passage)

Aujourd'hui, pratiquement tous les scanners PC sur le marché ont la fonction double face, vous permettant de capturer l'avant et l'arrière en un seul passage, éliminant ainsi les vers blancs.

7) Format de sortie (TIF, JPG, PDF, PDF / A, type de fichier PDF consultable)

Il est important de définir le format du fichier de sortie, c'est-à-dire la façon dont les images du document seront enregistrées, selon les exigences du projet. Actuellement, la grande majorité des fabricants proposent des scanners et des logiciels de capture pour enregistrer les images dans les principaux formats du marché et la norme de recherche PDF est désormais prédominante , permettant Pour rechercher le contenu dans des images de document, vous tapez le mot recherche en texte intégral.

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8) Analyser et définir les caractéristiques du logiciel de capture

Des fonctionnalités telles que la suppression automatique des vers blancs, l'OCR, la suppression des trous, le dépassement de l'image, la lecture des codes à barres contribuent grandement à augmenter la productivité car elles empêchent la reprise. Mais rappelez-vous que plus les fonctions sont actives, plus le besoin de traitement est important, donc plus l'ordinateur doit disposer de ressources mémoire et CPU.

Les scanners comme les modèles Panasonic ont dans leur logiciel Image Capture Plus toutes ces fonctions d'agrégation, qui permettent une productivité, des performances et une qualité élevées.

9) Exigences fondamentales à prendre en compte lors de la numérisation de documents

Étant donné que le scanner traite les rôles, il est inévitable que des débris comme la suie, la poussière, le toner et d'autres finissent par se retrouver à l'intérieur du scanner, il y a donc un besoin de nettoyage périodique préventif de base, qui peut être effectué par l'utilisateur, à l'aide d'un chiffon légèrement humidifié avec de l'alcool isopropylique, appliqué sur les lentilles, les rouleaux en caoutchouc, les coussinets de séparation et les carénages.

Attention: N'essayez jamais de démonter l'équipement !!! La maintenance avancée doit toujours être effectuée par un technicien qualifié.

10) Préparation des documents - une étape importante dans la numérisation des documents

Un autre facteur qui fait toute la différence dans la numérisation de documents et prolonge la durée de vie de votre équipement est la préparation préalable de vos documents avant de les insérer dans le scanner. Au stade de la préparation, les documents doivent être aérés, séparés manuellement, les éléments pouvant endommager le scanner doivent être retirés, tels que les agrafes, les clips, les post-its, la saleté, les feuilles déchirées doivent être réparées, en évitant les matériaux qui séparent la feuille et sont logés à l'intérieur de la machine.

Scanner PC recommandé

• Canon Canoscan Lide 120 | 63 euros. Livre irlandais 3 | Scanner de documents | 69 euros.HP Scanjet 200 | 69 euros Canon Lide 220 | 78 eurosEpson B11B232401 | 87 euros. HP Scanjet 300 | 94 euros. Epson Perfection V370 Photo | 105 euros.